Como organizar os documentos de um imóvel antigo?

Matrícula ou transcrição: o ponto de partida

Desde que a atual Lei de Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973) entrou em vigor, em 1976, cada imóvel deve ter uma matrícula própria no cartório de registro de imóveis, reunindo sua descrição e o histórico de atos. Antes disso, as aquisições eram lançadas em livros de transcrição. Por isso, muitos imóveis antigos nunca tiveram matrícula aberta: seguem vinculados apenas a uma transcrição antiga, às vezes em cartório diferente do atual.

Pela lei, a matrícula é efetuada por ocasião do primeiro registro lançado já na sua vigência, com base no título apresentado e no registro anterior nele mencionado (art. 228). Na prática, o primeiro movimento é pedir certidão no cartório de registro de imóveis da localização do bem para descobrir se existe matrícula ou apenas transcrição — e qualquer pessoa pode requerer certidão, sem precisar justificar o motivo (art. 17).

Documentos que ajudam a montar o histórico

A chamada cadeia dominial é a sequência de transmissões do imóvel ao longo do tempo. O registro imobiliário segue o princípio da continuidade: para registrar um título novo, o imóvel precisa estar matriculado ou registrado em nome de quem transmite (art. 195). Em imóveis antigos, é comum haver elos faltando nessa corrente — e os documentos abaixo ajudam a enxergar onde estão as lacunas:

• Certidão atualizada da matrícula ou da transcrição: mostra a descrição do imóvel e quem consta como titular no cartório;
• Certidão de ônus e de ações: aponta hipotecas, penhoras e outras restrições que recaem sobre o bem;
• Certidões das transmissões anteriores: permitem reconstruir a cadeia dominial, inclusive em registros mais antigos;
• Escrituras, formais de partilha e contratos antigos: mesmo sem registro, ajudam a identificar transmissões que ficaram de fora do cartório;
• Carnê de IPTU e certidão de cadastro imobiliário municipal: trazem os dados da prefeitura sobre endereço e área construída, que podem divergir dos dados do cartório;
• Habite-se, alvarás e projetos aprovados: quando existem, documentam as construções feitas no terreno.

Averbação de construção e retificação de área

Se há uma construção que não aparece na matrícula, o caminho usual é a averbação: a Lei de Registros Públicos prevê a averbação das edificações, reconstruções, demolições e desmembramentos (art. 167, II, item 4). Para isso, normalmente são exigidos documentos municipais e fiscais, que variam conforme o município e a situação da obra.

Se a descrição registrada é omissa, imprecisa ou não corresponde à realidade — metragem, limites ou confrontações diferentes —, a legislação prevê a retificação do registro, que pode ser requerida pelo interessado diretamente ao oficial de registro de imóveis, sem excluir a via judicial (arts. 212 e 213). Em várias hipóteses são exigidos planta e memorial descritivo assinados por profissional habilitado e, conforme o caso, a anuência dos confrontantes do imóvel.

Prazos e custos: variam conforme o caso e o estado

Os emolumentos de cartório seguem tabelas estaduais, e as taxas municipais dependem de cada prefeitura. Tributos ligados a transmissões também entram na conta: o ITBI, nas transmissões onerosas, tem regras definidas por município; o ITCMD, em heranças e doações, tem alíquotas e procedimentos que variam conforme o estado. O tempo de conclusão depende da complexidade da cadeia dominial, das exigências formuladas pelo cartório e da necessidade ou não de medidas judiciais — por isso não existe prazo único.

Uma forma prática de se organizar é montar uma linha do tempo do imóvel: quem foi dono, quando, por qual documento, e o que cada certidão confirma ou contradiz. Isso deixa visíveis os pontos pendentes e evita gastos com certidões repetidas.

Quando procurar um advogado

Algumas situações costumam exigir análise profissional: transcrição antiga sem matrícula aberta, falecidos na cadeia dominial sem inventário concluído, divergência relevante de área, construção sem documentação municipal ou imóvel ocupado há muitos anos sem qualquer registro, hipótese em que institutos como a usucapião podem ou não se aplicar.

Organizar os documentos antecipa boa parte do trabalho e ajuda a conversa a ser mais objetiva, mas a definição do caminho de regularização — administrativa, extrajudicial ou judicial — depende do exame do caso concreto, que é tarefa de um advogado, muitas vezes em diálogo com o oficial de registro e com profissionais técnicos, como engenheiros e agrimensores.